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某电器公司实施条码系统案例

2007-10-16

　项目背景
    　笔者就职的某集团企业每年生产家电产品几十万台，每台产品都有一个12位数字的出厂编号，这个编号在生产过程和销售出库时都是手工记录的，时间一长，手工记录的出厂编号无法查询到相关的产品信息、经销商提货信息；用友软件本身是支持出厂编号管理的，如果12位数字都是手工录入到用友，工作量很大，而且无法保证数据的准确性，条形码是解决这些问题的最佳工具。
　　在05年10月召开的年度工作会议上，我提出了要实施条形码管理，并很快得到了总裁的认可。且总裁也认为条码系统在家电行业的应用已经很普遍了，这个项目要尽快搞。我的提议也得到了售后服务部、生产部和物流中心的赞同。

   需求分析和选型
   　 11月我开始作条码系统的需求分析，需求分析分三部分：软件、硬件耗材和现场操作。

    　软件部分主要是生产完工入库、销售出库、调拨出库和盘点四个功能，这些功能的关键是和用友的集成，要读取用友相关的单据并且进行反填。

  　  现场操作部分的流程设计比较复杂，牵涉到生产计划、总装车间、成品库、总工办、售后服务、质量等多个部门，为此专门召开了两次会议进行研讨，终于明确了生产计划下达、标签打印、标签交接、标签粘连、产品检验、产品入库的整个系统流程，撤销了原先在产品上打出厂编号的打码机和在纸箱上标注信息的喷码机，对生产线的岗位重新进行了调整。

   　需求分析结束后，12月初我向总裁提交了条码系统的分析报告和前期计划进度表，很快得到了同意，并催我要加快速度，于是条码项目正式立项。接下来要作的就是系统选型工作了，选型的关键是和用友的集成，我们找的条码公司，大都说可以和用友集成，但是没有做过这种深度集成，要和用友一起三方沟通，软件的集成必须签了合同后才具体开发……，这些都是合理的解释，可对我不行，我必须看到条码软件能和用友集成才能下订单，由于用友采用批次管理，所以条码系统必须在年初，也就是2006年1月1日上线，否则就只能等07年了，这样对时间进度的要求非常紧急。只有J条码公司能满足我的要求，一共演示、测试了2次条码软件，在签合同前我已经肯定－条码软件能和用友的集成，这样很快就确定J公司作为合作伙伴。整个12月非常紧张，好在事先规划得比较充分，实际进度和计划比较吻合。

图1   条码系统计划进度（05年12月完成）
    实施过程
    　从试运行开始，一个月的时间，几乎每天IT部门都有人在现场服务，J公司也在现场待了20天左右，初期遇到了不少的问题，主要有这样几类：
    1．软件功能问题。
   　对条码软件测试得不充分，程序有一些小BUG，关键是没有进行一些容错的处理，使用中出现了一些明显数据错误的地方，好在开发人员就在现场，可以快速解决，没有造成什么损失。

    　在运行过程中操作人员又提出了一些很好的想法，我们把这些需求也纳入软件中，这些功能实现并不一定复杂，但对使用人员带来很大的方便。例如，原先设计的发货流程是成品库人员根据发货单搬运物品，然后扫描，发货完成后再把数据导入生成用友的出库单。这样如果发货错误时，可能货车已经走了；后来增加了备货检查功能，要求成品库库房发货前就把采集器数据导入条码系统进行检查，对于发货单和实际发货数据的差异有明显的提示，这样可以明确知道是否货发错了，从而避免错发货的现象。

    2．因为管理问题导致系统初期使用不顺。
    　前几天，让IT部门承受了很大的压力，各种问题接踵而来。货发错了，导致不能生成出库单，而货已经发走了，订单和发票必须冲红，按实际发货品种补订单和发票，这样调整可能经销商会发生欠款，这一系列问题都需要IT部门去协调和紧急制定新流程。

    　入库有漏扫条码的情况，这样生产部和成品库的生产完工数据总是对不上，用友限制0出库，所以没有扫描入库的产品出库时会有出错提示……，很多员工都表示条码太麻烦了，还不如以前手工状态。

    　针对项目潜在的危机，立即和相关部门领导沟通，说明出现问题的原因，少数是软件自身的问题，大部分还是各部门的管理问题，通过条码系统都集中暴露了，在这个阶段必须往前走，严格按流程操作。对重点出问题的地方提出警告，规定成品出库必须走备货检查功能，对发错货责任人进行处罚（现在出错后，立即能知道出错的物品和责任人），入库漏扫条码如果仍不能改正，进行待岗处理……，IT部门的服务非常及时，正式运行二周后，问题越来越少，大家对条码的信心和认可也在逐渐加强，使用条码系统已成为员工自觉、自愿的行为，因为比手工方便多了。

    3．标签的改版
    　第一批标签使用后，生产线的工人也提出了意见，认为标签小，不利于装箱。希望把纸箱标签面积扩大；1月初向总裁汇报项目情况时，当时成本是0.6元，总裁认为标签的成本太高，要我把成本降下来，否则就要停。于是我把纸箱标签的材质进行了更换，纸箱标签面积加大，纸箱标签和产品的标签材质不同，必须由2台条码打印机打印，互相之间的匹配需要多花点时间，这样标签成本降为0.325元。当时我感觉成本降到这个水平应该还可以，项目停是不可能的，总裁威胁项目要停时也就是匆匆说了一句就走了，我没有太在意，后来也没有向他作进一步的报告。

    　标签还有一些老库存，我也设计了使用条码标签消耗老库存的方法。

　   系统磨合到1月20日左右，初期对条码系统意见最大的成品库也感觉到了系统的好处，强行规定发货前必须使用备货检查功能，这样发错货问题解决了。

  　  原先生产和成品库各自记录的完工入库数量经常不一致，双方矛盾很多。这时大家都逐渐认为条码没有人为因素，其统计数量是准确可信的，减少了双方的矛盾。而且生产人员能够清晰的看到每天派工、欠产和完工数据，感觉非常好。

    　这段时间IT部门加班很多，曾经连续3天都是晚上从开发区的工厂到市内的一个饭馆吃饭，吃饭时间分别是11:30、9:30、8:00，项目组都感觉到离成功越来越近了。

　项目效果分析
    1．直接成本分析