其工作原理类似于目前很多公司使用的GPS系统，它是基于GSM网络上建立的互换平台，用手机发送固定格式的短信息到短信息系统服务器上，短信息系统服务器接收到后对固定格式进行识别，然后与业务系统数据进行交换，类似手机短信息原理。具体实现方法有两种：
1．此方法比较简单，购买一个移动或联通的SIM卡、一个工业级的通讯模块或一部普通手机（处理信息比较多的单位需要一个工业级的GSM模块，如WAVECOM等，处理信息比较少的仅需一部普通的手机就行），然后与一台普通PC机相连，作为短信服务器系统。短信息的接收依靠此部手机与此台短信息服务器系统进行数据转换，并与业务数据进行交换和处理。
2．此方法比较复杂，通过租用移动或联通的短信息平台来实现，价格比较昂贵。租用平台，移动或联通会给客户一特服号码，通过特服号码来进行相关的信息传递，其好处是信息量大而且稳定，适合于需要处理很多信息的大型公司。
1．对于最终收货客户方面
可把物流信息系统中的相关发货信息如订单号、发车时间、司机手机号、预计到达时间等，通过短信息自动触发或手工发送到收货人的手机上。客户可以定制发货信息，信息系统根据客户的需求来确定信息的发送格式，这样客户可在第一时间得到相关的到货信息，便于安排货物的销售或生产，并且避免了传统方式信息传递的不便，如发传真可能会因线路原因收不到或不清晰，发邮件需要有上网设备、而且存在收不到等现象。而短信息可随时随地进行传递和查询，大大加强了信息传递的准确性、及时性和方便性。
最终收货客户还可以通过短信息全天24小时查询自己的到货信息。物流信息系统给每一客户分配一个查询条码和手机号，客户通过发送短信息把需要查询的订单号发到指定的手机上，指定的手机把此信息传递到信息系统，信息系统自动查询后通过短信息将相关信息传递到客户的手机上，使客户及时了解自己货物的状态，如发出时间、在途情况、预计到达时间等。
2．对于发货方的货主客户方面
发货方也可以同收货方一样，通过手机随时查询某订单的配送信息状态，如何时发出、目前状态、客户何时签收、签收人是谁等，便于跟踪，并给其客户即时的查询承诺，避免查询太慢导致客户的不满，提高了客户的响应时间和服务能力。
发货方销售人员可以通过短信息随时查询某产品库存情况，如是否有货、有多少货，便于对客户承诺是否有货及到货时间，避免了虚假或不确切的承诺，使销售人员能随时把握商机，提高企业的市场占有率。
发货方和物流公司可通过短信息系统进行信息的传递，对接发货信息、在途信息、签收信息实施全程监控，提高双方的运作效率，降低差错率，减少运作成本，提高配送服务水平。
3．对于内部管理方面
在企业内部管理方面，便于企业对货物进行全程监控，及时掌握货物的状态。如司机到达某中途城市或送完一单业务后，按预定的格式把在途信息（如到达城市及到达时间等）和签收信息（客户签收的时间、签收人姓名、发货单或运单号等）通过短信息发回公司短信息系统服务器，短信息系统服务器接收后转为业务数据进行系统记录；若司机把单号输错或格式输错，系统通过检索可以自动回复司机，要求其重新发送，直至发送数据正确。该功能大大提高了签收数据反馈的速度，且成本低廉，节省了需要专人录入和跟踪的费用支出。
可在第一时间把派车信息（如车牌号、预计到达时间、司机姓名、司机手机号等）传递给现场人员，现场人员能预先知道运输车辆什么时候离开公司，什么时候可到现场，便于完成对客户的承诺和安排装货等事宜。
对于一些异常情况，如加急、收货地址变更等，可把信息传递给司机或业务员进行紧急处理，业务员或司机收到相关信息立即做相应变更，并回复短信息进行确认，便于系统跟踪和提高服务响应能力。
公司可以将通知、公告、业务资料等各类企业信息及时发送给外出或出差的员工，并迅速接收其反馈。
公司可通过短信平台向自己的目标用户发送产品及服务促销宣传信息，并接收反馈，以较低的成本实现有针对性的宣传。还可利用短信及时、主动地实现对客户的关怀，包括各种业务信息通知、生日祝福等。
公司可利用短信息进行员工教育，如每天向公司员工手机发送业务知识、天气提醒、健康常识、活动通知、生日祝福等短信息，关心员工，教育员工，以最贴心的问候、最亲密的语言促进公司与员工之间的沟通交流，增进员工的归属感，增强企业的凝聚力。
公司还可利用短信息监控车辆的状态，如让司机每间隔一定时间给公司发送短信息报告其所在位置，使公司随时掌握车辆的位置和状态，便于合理调度车辆，以此代替投资比较昂贵的GPS系统。
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