在管理一个有三人或以上专业人员的办公室最令人头痛的事情之一，因为要不断地追踪那些从公司的中心档案室或图书馆调出的档案和其它材料。一个减少档案查寻的方法是将档案室当做 “ 图书馆 ”，那里的每一份档案或其它材料都附上条码，每次移动它时都要先扫描。每一个员工都有一个带条码的身份证，或者在扫描机旁放一部手册上面印有每一个中工的条码号。每当档案和其它材料被移动或被替换时，就将档案的条码和移动该档案的人员的条码扫描。这样每次的活动的时间和日期都应该象记录资料库一样记录下来。如果档案被使用了很长时间，计算机将制作出一份报告，列出过期未还的档案和目前的持有人。
检索包括桌子，计算机和其他办公室设备等有形财产是条码技术在办公室管理上的一项传统的应用。从启用到废弃这些财产的整修时间中都可以检索到它们的这种功能，对达到高度的生产交通和作出准确的财务报告起着决定性的作用。
这种功能的其它优点还有：
※ 当可移动的财产被借用时，可以检查和追踪它们；
※ 使按地点或部门重新安置财产的工作简单化；
※ 每年度的实地确认财产的工作，不论是按建筑，按办公室还是按个人进行都可快速完成；
※ 关于财产的价值评估，年龄和贬值的常规报告可以在一个网络系统的环境下产生出来。
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